Moderne Telefonkonferenzen: Tipps für eine erfolgreiche Durchführung

Erfolgreich sind Meetings dann, wenn sie effektiv sind und Ergebnisse produzieren. Während es bereits bei einem Live-Meeting oft schwierig ist, eine solche Veranstaltung stringent und auf den Punkt gebracht durchzuführen, stellt eine Telefonkonferenz in diesem Zusammenhang noch höhere Anforderungen – vor allem für den Vorbereiter.

Gut geplant ist halb gewonnen

Um sich nicht im Laufe einer Telefonkonferenz zu verzetteln, ist es vor allem wichtig, im Vorhinein einen genauen Plan zu entwickeln. Allen Teilnehmern sollte deshalb gleichzeitig mit der Einladung eine nach Themen geordnete Agenda zugehen sowie ein grober zeitlicher Ablauf. Auf diese Weise wird die Gewichtung der Tagesordnungspunkte verdeutlicht und die einzelnen Teilnehmer können sich entsprechend besser auf die Konferenz vorbereiten. Wichtig ist zudem, die Einwahldaten mitzuteilen. Kurz vor der Konferenz sollte eine kurze Erinnerungsmail versendet werden, welche im Anhang nochmals alle relevanten Informationen enthält. Auf diese Weise können alle Eingeladenen sich nochmals in die Themen der Konferenz einlesen, ohne die ursprüngliche Einladung in ihrem E-Mail-Account suchen zu müssen.

Eine Frage des richtigen Ablaufs

Da sich bei einer Konferenz über das Telefon die Beteiligten nicht gegenüber sitzen, sind die Aufgaben der Moderation gerade zu Beginn deutlich umfangreicher. Dies gilt zunächst für die Feststellung der Anwesenheit aller Eingeladenen. Im Anschluss sollte die Agenda nochmals kurz erläutert werden. Sofern Pausen vorgesehen sein sollten ist es wichtig, alle Teilnehmer daran zu erinnern, während dieser Pausen nicht die Leitung zu unterbrechen. Nach diesen Fragen zur Technik kann dann eine kurze Vorstellungsrunde erfolgen. Hierbei sollten sich die Äußerungen nach Möglichkeit auf das Wesentliche beschränken. Gleiches gilt für Wortäußerungen während der Konferenz. Im Zweifelsfall ist es bei überlangen Wortmeldungen Aufgabe des Moderators, an die zeitliche Begrenzung der Konferenz zu erinnern. Sofern die Ergebnisse des virtuellen Treffens gesichert werden sollen, ist es außerdem wichtig, zu Beginn der Konferenz einen Protokollführer zu ernennen, im Anschluss an die Konferenz werden von diesem dann die Ergebnisse an alle Teilnehmer weitergeleitet.

Den richtigen Anbieter wählen

Auch während der Konferenz kann es notwendig werden, dass Dokumente, die einem Teilnehmenden vorliegen, für alle verfügbar gemacht werden. Außerdem könnten einzelne Eingeladene mitteilen, dass sie lediglich per Smartphone teilnehmen können. Um hier keine technischen Schwierigkeiten entstehen zu lassen, ist es wichtig, vor der Einladung zur Konferenz einen Anbieter auszuwählen, der eine möglichst große Auswahl an entsprechenden technischen Vorkehrungen im Angebot hat – auf talkyoo.net finden Sie weitere Informationen.

 

Ähnliche Artikel:

  • Internet aus der Steckdose leicht gemachtInternet aus der Steckdose leicht gemacht Viele kennen es – das Wireless LAN. In nahezu allen Haushalten stehen DSL- oder Kabelrouter, welche den gesamten Wohnraum mit kabellosem Internet versorgen sollen. Hat man ein größeres Haus oder Wä...
  • Das Babyfon für die Website: ServerCheck24.de Das Babyfon für die Website: ServerCheck24.de Welcher Webdesigner, Firmeninhaber oder Hoster kennt das Problem nicht: Immer dann, wenn man sie gerade dringend bräuchte, ist die Website nicht erreichbar. Mal wegen eines Server-Absturzes beim Ho...
  • Sistrix oder XoviSistrix oder Xovi Sistrix oder Xovi Immer wieder stellen sich SEOs und Unternehmen die Frage, ob man bei der eigenen Kontrolle und Optimierung der Prozesse zur Suchmaschinenoptimierung auf das Programm Sistrix od...
  • Informationstechnologie/IT-Berufe Informationstechnologie/IT-Berufe Sogenannte Informationstechnologien sind auch bekannt unter dem allgemeineren Begriff Informatik. Wer hier fit ist, hat den Studienlehrgang Bachelor of Engineering (B.Eng.) in den Bereichen Inf...
  • Hochwertige Tintenpatronen und Toner Hochwertige Tintenpatronen und Toner Drucken ist heute nicht mehr teuer. Das gilt zumindest für die Anschaffung der Geräte. Die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Tintenpatronen oder Toner sind dafür meist recht hoch. Kein Wunder, d...
  • E-Commerce LösungenE-Commerce Lösungen Wer sich mit einem oder mehreren Shops im Internet selbständig machen will, braucht die passenden E-Commerce Lösungen damit das Vorhaben zum Erfolg führt. Erstmal geht es darum, was für ein Shopsys...
  • LED LeuchtmittelLED Leuchtmittel Was bis vor wenigen Jahren noch als hipper Discoschnickschnack angesehen wurde, gilt mittlerweile als eine anerkannte und zukunftsweisende Alternative zu Halogen- und Brennfadenbirnen: LED Lamp...

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>